Intro Soluciones · Versión 1.0 · Vigente desde 8 de septiembre de 2026
Esta política explica qué datos personales recogemos, para qué los usamos, con quién los compartimos, cuánto tiempo los guardamos y cómo puede usted ejercer sus derechos. Aplica a clientes, personas de contacto en empresas cliente, proveedores, asistentes a eventos que grabamos o transmitimos y visitantes del sitio web.
1. Responsable del tratamiento
| Nombre | Julián Alberto Tobón Ruiz, persona natural |
| C.C. | 8.164.686 |
| Nombre comercial | Intro Soluciones |
| Domicilio | Medellín, Colombia |
| Correo para asuntos de datos personales | contacto@introsoluciones.com (asunto: “Datos personales”) |
| +57 350 576 1519 | |
| Llamadas | +57 304 619 8426 |
| Sitio web | https://introsoluciones.com |
2. Marco legal
Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015), artículo 15 de la Constitución Política, y las guías de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) sobre tratamiento de datos personales en sistemas de inteligencia artificial (Circular Externa 002 de 2024). Cuando el cliente es una persona natural que contrata para uso personal, aplica además la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor).
Intro Soluciones no está obligada a inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos mientras sus activos no superen 100.000 UVT (Decreto 090 de 2018). Si esa condición cambia, se inscribirán.
3. Cómo recogemos los datos
- WhatsApp (+57 350 576 1519): atendido por un asistente automatizado y por Julián Tobón. En el primer mensaje el asistente informa que es automatizado, cómo hablar con una persona y enlaza esta política.
- Formulario del sitio web: arma un mensaje de WhatsApp o un correo con los datos que usted escribe.
- Correo electrónico y llamadas a los canales indicados arriba.
- Durante el evento: grabaciones de audio y video, fotografías del montaje y datos de la persona de contacto en sitio.
- Sitio web: datos técnicos de navegación mínimos (dirección IP, tipo de dispositivo, páginas visitadas). No construimos perfiles individuales con ellos.
4. Qué datos tratamos
| Categoría | Datos | Cuándo |
|---|---|---|
| Identificación y contacto | Nombre, empresa o copropiedad, cargo, número de WhatsApp, teléfono, correo, ciudad | Desde el primer contacto |
| Del evento | Tipo de evento, fecha, lugar, aforo, servicios requeridos, plataforma de transmisión, contacto en sitio, planos o fotos del salón que usted envíe | Al cotizar y al coordinar |
| Conversación | Texto de los mensajes, notas de voz (se transcriben para poder responderlas), imágenes y documentos enviados por el chat, fecha y hora | Durante la atención |
| Cuenta de cobro | Razón social o nombre, NIT o cédula, correo, RUT cuando usted lo envía | Al aceptar una propuesta |
| Pagos | Comprobante de transferencia que usted envía (imagen o PDF, guardado en almacenamiento privado con su huella digital), monto, fecha y estado de verificación. No recibimos ni guardamos números de tarjeta ni claves bancarias | Al pagar por transferencia |
| Grabaciones de eventos | Audio y video de la sesión, que puede incluir imagen y voz de asistentes, y el chat de la transmisión cuando aplica | Solo si el servicio contratado incluye grabación o transmisión |
| Aceptación de propuestas | Texto de aceptación, nombre y documento de quien acepta, número desde el que se envía, fecha y hora, hash del documento aceptado; código de verificación (OTP) cuando se usa | Al aceptar una cotización |
| Consentimiento | Número, fecha, hora y texto exacto del aviso al que usted respondió | Al iniciar la conversación |
Datos sensibles y de menores. No los solicitamos ni los necesitamos. Si llegan por error (por ejemplo, en una grabación o un documento), los tratamos solo en la medida indispensable para el servicio contratado y los eliminamos cuando termina la finalidad.
5. Para qué usamos los datos
- Responder consultas, cualificar la necesidad del evento y preparar cotizaciones.
- Formalizar la aceptación de propuestas y conservar la evidencia (Ley 527 de 1999).
- Reservar fechas, coordinar montaje, pruebas y soporte en vivo, y comunicarnos con la persona de contacto en sitio.
- Cobrar, emitir la cuenta de cobro y cumplir obligaciones contables y tributarias (persona natural no responsable de IVA).
- Entregar la grabación del evento al cliente que la contrató y custodiarla durante el plazo pactado.
- Enviar hasta dos mensajes de seguimiento sobre una cotización pendiente, solo si usted lo autorizó al recibirla; nunca publicidad masiva.
- Atender solicitudes de soporte, quejas y reclamos.
- Medir y mejorar la calidad de la atención (auditoría interna de conversaciones).
- Cumplir requerimientos de autoridades.
No vendemos ni cedemos datos a terceros para fines comerciales propios de esos terceros.
6. Uso de un asistente automatizado con inteligencia artificial
Parte de la atención por WhatsApp la realiza un asistente automatizado que usa un modelo de lenguaje. En cumplimiento de los principios de idoneidad, necesidad y proporcionalidad que exige la SIC:
- Qué hace: entiende su consulta, pide los datos indispensables del evento, redacta cotizaciones a partir de un tarifario fijo, agenda, envía recordatorios y responde preguntas sobre el servicio.
- Qué no hace: no toma decisiones con efectos jurídicos sobre usted sin intervención humana (las cotizaciones fuera de tarifario, las facturas y cualquier reclamo los revisa Julián Tobón); no crea perfiles de comportamiento; no trata datos sensibles; no usa sus conversaciones para entrenar modelos.
- Transparencia: el primer mensaje indica que es automatizado. Puede pedir atención humana en cualquier momento escribiendo PERSONA.
- Mínimo dato: al modelo de lenguaje solo se le envía el contenido de la conversación necesario para responder. No se le envían datos de pago.
- Registro: cada respuesta del asistente queda registrada con fecha, hora y la información en que se basó, para poder auditarla y corregirla.
- Derecho a objetar: si no desea que un sistema automatizado trate sus datos, escriba PERSONA y la conversación pasa a un humano por el mismo número.
7. Autorización
Solicitamos su autorización de forma previa e informada:
- WhatsApp: antes de registrar cualquier dato, el asistente le envía un aviso de privacidad que indica quién trata sus datos, para qué y dónde está esta política, con el enlace a esta página. No le exigimos responder “SÍ” para conversar: si usted continúa la conversación después de ese aviso, esa conducta inequívoca constituye su autorización (artículo 7 del Decreto 1377 de 2013, que admite la autorización escrita, oral o por conducta inequívoca y prohíbe asimilar el silencio a esa conducta). Guardamos como prueba la fecha y hora de su primer mensaje posterior al aviso, el texto exacto del aviso mostrado y el mensaje suyo con el que continuó. Si nos dice que no autoriza, que no quiere que guardemos sus datos o que no lo contactemos, no seguimos por ese canal y eliminamos lo recibido, salvo el registro mínimo de su negativa.
- Formulario web y correo: mediante casilla de aceptación o texto de aviso equivalente.
- Evento grabado: el organizador que nos contrata es responsable de informar a los asistentes que la sesión se graba o transmite (ver sección 11).
Guardamos como prueba: número o correo, fecha, hora y texto exacto del aviso.
8. Encargados y transferencias internacionales
Para prestar el servicio usamos proveedores que actúan como encargados del tratamiento. Algunos están fuera de Colombia; la transferencia se realiza con su autorización (artículo 26 de la Ley 1581 de 2012) y hacia países que la SIC considera con nivel adecuado de protección o bajo contratos que garantizan ese nivel.
| Proveedor | Para qué | País de tratamiento |
|---|---|---|
| Meta Platforms (WhatsApp Business Platform) | Recibir y enviar mensajes de WhatsApp | Irlanda / Estados Unidos |
| Anthropic PBC | Modelo de lenguaje que redacta las respuestas del asistente | Estados Unidos |
| Supabase Inc. | Base de datos donde se guardan conversaciones, cotizaciones y consentimientos | Estados Unidos |
| Google LLC (Gmail, Calendar, Drive) | Correo, agenda de eventos y almacenamiento de documentos | Estados Unidos |
| Wompi S.A.S. (Grupo Bancolombia) | Futuro (solo si se activa un botón de pago): links de pago y confirmación de transacciones | Colombia |
| AutenTIC (cuando se usa código de verificación para aceptar montos altos) | Firma electrónica con OTP | Colombia |
| Contador público independiente | Revisión contable y tributaria de las cuentas de cobro emitidas | Colombia |
Los proveedores solo pueden usar los datos para el servicio que nos prestan y con sus propias medidas de seguridad. Las autoridades pueden requerir datos conforme a la ley.
9. Sus derechos y cómo ejercerlos
Usted puede conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, solicitar prueba de la autorización, saber qué uso se les ha dado, revocar la autorización y presentar quejas ante la SIC (artículo 8 de la Ley 1581 de 2012).
Canal: correo a contacto@introsoluciones.com con asunto “Datos personales”, indicando nombre, documento, número de WhatsApp o correo con el que nos contactó y la solicitud. También puede escribir DATOS por WhatsApp; el asistente registra la solicitud y la pasa a Julián Tobón.
Plazos legales: consultas, hasta 10 días hábiles (prorrogables 5 más con aviso); reclamos, hasta 15 días hábiles (prorrogables 8 más con aviso). Si el reclamo está incompleto, le pedimos completarlo dentro de los 5 días siguientes.
Límites: no podemos suprimir datos que debamos conservar por obligación legal o contractual (facturas, evidencia de aceptación, grabaciones dentro del plazo pactado con el cliente que las contrató). En ese caso los bloqueamos para cualquier otro uso hasta que venza el plazo.
10. Conservación y supresión
| Dato | Plazo | Después |
|---|---|---|
| Conversaciones de WhatsApp, correo y formulario | 24 meses desde el último contacto | Supresión o anonimización |
| Notas de voz originales | 30 días (se conserva la transcripción como parte de la conversación) | Supresión |
| Cotizaciones no aceptadas | 24 meses | Supresión; se conservan cifras agregadas sin datos personales |
| Contratos, evidencia de aceptación, cuentas de cobro, comprobantes de pago y soportes contables | 10 años (artículo 28 de la Ley 962 de 2005) | Supresión |
| Registro de consentimiento | Mientras exista el dato al que respalda, más el plazo legal | Supresión |
| Grabaciones de eventos | 30 días después de entregar la grabación al cliente, o el plazo pactado por escrito con el cliente | Borrado seguro de todas las copias; se informa al cliente |
| Documentos enviados por el chat (RUT, planos, fotos del salón) | Mientras dure la relación comercial y el plazo contable si respaldan una factura | Supresión |
| Datos técnicos de navegación | 14 meses | Supresión |
11. Grabaciones de eventos, asambleas y transmisiones
Cuando el servicio incluye grabación o transmisión:
- El cliente que nos contrata (empresa, administración o consejo) es el responsable de los datos de sus asistentes; Intro Soluciones actúa como encargado y sigue sus instrucciones.
- El cliente debe informar a los asistentes, antes del evento, que la sesión se graba o transmite y con qué finalidad. En asambleas de propiedad horizontal, ese aviso debe ir en la convocatoria. Intro Soluciones puede facilitar un texto modelo de aviso a solicitud del cliente.
- La grabación se entrega solo al cliente que la contrató, por el medio y en el plazo pactados. Intro Soluciones no la publica, no la comparte con terceros ni la usa con fines propios.
- Custodia y borrado: sección 10.
12. Seguridad
Credenciales y llaves de acceso guardadas en bóvedas de secretos, nunca en mensajes ni documentos compartidos; conexiones cifradas; acceso limitado a Julián Tobón y a los sistemas indispensables; sin almacenamiento de datos de tarjetas; registros de acceso; rotación periódica de credenciales; copias de seguridad; revisión periódica de la configuración de los proveedores. Si ocurre un incidente que afecte sus datos, lo informaremos a la SIC y a los titulares afectados, indicando qué pasó y qué medidas tomamos.
13. Cambios a esta política
Cualquier cambio se publica en esta misma página con nueva versión y fecha. Si el cambio afecta de forma sustancial las finalidades, pediremos nuevamente su autorización.
14. Contacto
contacto@introsoluciones.com · WhatsApp +57 350 576 1519 · Llamadas +57 304 619 8426 · https://introsoluciones.com
Aviso de privacidad corto (para el formulario web y el pie de los correos)
Intro Soluciones (Julián Alberto Tobón Ruiz, C.C. 8.164.686) tratará sus datos para responder su consulta, cotizar y coordinar su evento, con apoyo de un asistente automatizado. Puede consultar, corregir o suprimir sus datos escribiendo a contacto@introsoluciones.com. Política completa: https://introsoluciones.com/politica-de-datos/